Klantcase

Een gestroomlijnde Teamleader implementatie voor The Grey Space in the Middle  

Over The Grey Space in the Middle 

The Grey Space in the Middle is een culturele hub in Den Haag. Het is een plek waar kunst, muziek, digitale cultuur, wetenschap en gastronomie samenkomen in een experimentele setting.  

Overdag fungeert het als een broedplaats voor vernieuwende ideeën en tentoonstellingen, terwijl het 's avonds transformeert tot een bruisende ontmoetingsplek met performances en clubnachten. 

Met de groei van hun organisatie en een toenemende stroom aan contacten en samenwerkingen, werd het voor The Grey Space essentieel om hun processen te optimaliseren. Ze zochten naar een efficiënte manier om klantgegevens en leads te beheren, inzicht te krijgen in hun salesfunnel en hun administratieve processen te stroomlijnen. 

Van handmatig naar geautomatiseerd 

The Grey Space in the Middle merkte dat hun bestaande manier van werken te veel handmatige handelingen vereiste en onvoldoende overzicht bood. De belangrijkste knelpunten waren: 

• Automatisering van klantregistratie: Via het contactformulier op de website kwamen veel nieuwe aanvragen binnen, maar deze moesten handmatig worden verwerkt. Dit leidde tot vertragingen en een risico op gemiste kansen. 
• Overzicht in het salesproces: Ze wilden inzicht in welke fase een deal zich bevond, maar misten een duidelijke pipeline-structuur. Hierdoor was het moeilijk om prioriteiten te stellen en proactief te handelen. 
• Facturen en offertes in Excel: Facturen en offertes werden nog in Excel gemaakt, wat foutgevoelig en tijdrovend was. Ze wilden een oplossing waarbij deze documenten eenvoudig konden worden gegenereerd en verstuurd. Uiteraard inclusief logo! 
• Efficiënte samenwerking binnen het team: Met meerdere mensen die contact hadden met klanten en partners, was er behoefte aan een centraal systeem waarin alle communicatie en deals duidelijk werden bijgehouden. 

Het was duidelijk dat een geavanceerd CRM-systeem zoals Teamleader de oplossing kon bieden. Daarom kozen ze voor een Teamleader Done for You-traject, waarbij wij zorgden voor de volledige inrichting en acceptatie van het systeem. 

Onze aanpak 

We hebben het implementatietraject bewust in twee fasen verdeeld om een soepele overgang en maximale adoptie te garanderen:

1. Training voor het kernteam 

• We zijn gestart met een uitgebreide training voor het kernteam, zodat zij als eerste konden wennen aan de nieuwe manier van werken. 
• De focus lag op het automatiseren van de klantregistratie, het inrichten van pipelines en het standaardiseren van offertes en facturen. 
• We zorgden ervoor dat alle belangrijke workflows direct operationeel waren. 

2. Training voor het gehele team 

• Na twee weken hands-on werken met Teamleader hebben we een tweede training gegeven voor het hele team op locatie. 
• Tijdens deze sessie werden specifieke vragen en praktijkervaringen besproken, waardoor iedereen het systeem optimaal kon benutten. 

Door deze aanpak had The Grey Space voldoende tijd om met het systeem te werken en vragen te verzamelen, wat resulteerde in een soepele implementatie zonder weerstand. 

Het resultaat: Grip op processen! 

Dankzij de implementatie van Teamleader heeft The Grey Space in the Middle nu een efficiëntere manier van werken en meer grip op hun processen. De belangrijkste verbeteringen: 

Automatische klantregistratie: 

• Leads worden nu automatisch als deal aangemaakt zodra een klant het contactformulier invult. 
• Contactpersonen en bedrijven worden direct toegevoegd aan het CRM, waardoor handmatig invoeren niet meer nodig is. 

Meer overzicht en controle: 

• Dankzij de duidelijke salespipelines ziet het team in één oogopslag in welke fase een deal zich bevindt. 
• Hierdoor kunnen ze beter prioriteiten stellen en sneller schakelen bij potentiële samenwerkingen. 

Gestroomlijnde administratie: 

• Facturen en offertes worden nu direct vanuit Teamleader gegenereerd met vooraf ingestelde sjablonen. 
• Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten die eerder in Excel ontstonden. 

Betere samenwerking binnen het team: 

• Alle klantinformatie en deals worden centraal beheerd, zodat iedereen altijd up-to-date is. 
• Dit voorkomt miscommunicatie en dubbele werkzaamheden. 

Efficiëntere werkwijze en tijdsbesparing: 

• Door de geautomatiseerde processen houdt het team meer tijd over voor hun kernactiviteiten. 
• Dit zorgt voor een professionelere werkwijze en een betere ervaring voor hun klanten en partners. 

Conclusie 

De overstap naar Teamleader heeft The Grey Space in the Middle geholpen om hun groei op een gestructureerde manier te ondersteunen. Dankzij de automatische verwerking van klantgegevens, overzichtelijke salespipelines en gestandaardiseerde offertes en facturen werkt het team nu efficiënter en professioneler. 

Door onze gefaseerde implementatie met trainingen op maat, konden zij snel wennen aan het systeem en het optimaal benutten.  

Zo kunnen ze zich nu volledig focussen op hun missie: het creëren van een inspirerende en innovatieve culturele ruimte. 

Wil je ook je CRM en salesprocessen optimaliseren? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen!